1- Une meilleure connaissance de l’appelant dès le décroché
L’affichage des informations de l’appelant (derniers appels, rendez-vous, messages) au décroché vous permet d’avoir un aperçu rapide des derniers échanges avec l’appelant et ainsi optimiser la gestion de l’appel. L’opérateur connaît déjà l’appelant avant de lui avoir parlé. A-t-il déjà appelé dans la journée ? Quels ont été les derniers messages le concernant ? A-t-il déjà un prochain rendez-vous ?
Toutes ces informations vous permettront d’optimiser la gestion de votre appel, et ainsi réduire sa durée de traitement en étant plus efficace. Elles vous permettront également d’améliorer la relation appelant/secrétaire en ayant une meilleure connaissance de l’appelant dès le décroché et de personnaliser l’accueil.
Ensuite lors de la saisie du messages ou du rendez-vous les données du patients seront automatiquement ajoutées.
2- Utiliser des groupes d’appels spécialisés
Utiliser des groupes d’appels afin de rediriger votre flux d’appels vers les équipes / services compétents. Cela permet également d’attribuer une ou plusieurs secrétaires dédiées à un client en particulier.
En savoir plus : La magie des Groupes d’appels
3- Utiliser des scénarios d’appels
Le scénario ou script d’appel consiste en une succession de choix et de consignes qui s’affichent au fur et à mesure en fonction des réponses fournies par l’appelant. Le scénario d’appel permet à l’opérateur de garantir facilement le respect des consignes demandées par votre client.
En savoir plus : Pourquoi créer des scripts d’appels ?
4- Une supervision d’appels globale
Une supervision vous permet d’avoir une vision globale en temps réel sur l’activité de votre permanence téléphonique ainsi que sur vos collaborateurs. Elle vous permet une gestion de la présence des collaborateurs, une gestion de la file d’attente, un aperçu des statistiques en temps réel des performances de chaque collaborateur.
Et avec Serenovia ?
Le logiciel de télésecrétariat Serenovia va vous permettre de travailler sur ces quatre points.
Au décroché d’un appel, vos collaborateurs auront les informations suivantes affichées :
- Contacts liés au numéro
- Derniers appels de la journée
- Prochains rendez-vous
- Derniers messages
Vous pourrez également gérer vos équipes grâce aux groupes d’appels et à la supervision d’appels, et vos collaborateurs pourront mieux guider leur appels grâce aux scripts d’appels.
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