FAQ

Général

Comment faire sous-traiter une partie de mes appels ?

Avec nos différents clients, nous assurons une mise en relation commerciale entre les acteurs afin d’effectuer un délestage d’appels téléphoniques.

Suite à l’accord bilatéral établi entre les deux sociétés clientes, Serenovia établira les liens adéquats pour permettre la gestion des appels téléphoniques par le sous-traitant.

Une seule contrainte : le sous-traitant devra également utiliser l’agenda Serenovia.

J’utilise un Mac pour travailler, est-ce que ça peut poser problème ?

Non cela ne pose aucun problème, le logiciel Serenovia est multi-plateforme. Étant donné qu’il ne requiert aucune installation, le système d’exploitation utilisé (linux, mac OS, Windows…) n’a aucune importance. Vous pourrez donc vous connecter avec votre Mac.

Je suis en déplacement, ai-je quand même accès au logiciel ?

Serenovia est un logiciel en mode SaaS « hébergé », c’est à dire qu’aucun logiciel n’est installé sur votre ordinateur. Vous pouvez donc y accéder depuis n’importe quel terminal possédant une connexion internet.
De plus, nous vous assurons que vous pourrez aisément utiliser notre interface avec une connexion bas débit.

Les données de mes clients sont-elles en sécurité ?

Vos données et celles de vos clients sont hébergées dans un data center (centre de données) hautement sécurisé situé en France.

L’ensemble des données stockées sont redondées (voir redondance) et sauvegardées en RAID 10.

Un backup complet et incrémental est effectué chaque jour.

Pour en savoir plus : Les données de votre télésecrétariat en toute sécurité

Ma permanence est répartie sur plusieurs sites géographiques, est-ce un problème ?

Non, en utilisant l’outil Serenovia (agenda & standard téléphonique) vous pourrez tous travailler comme si vous étiez dans le même local.

Plusieurs utilisateurs doivent intervenir sur un même agenda, est-ce possible ?

Oui, vous pouvez donner des accès à vos collaborateurs, à vos clients mais également aux secrétaires de vos clients.

Vous devrez activer les « utilisateurs » que vous souhaitez avec les autorisations et restrictions (droits) que vous souhaitez leur donner.

Grâce à cette gestion pointue des droits d’accès, notre outil de traçabilité vous indiquera l’historique de toutes les actions passées (type d’action, nom de l’utilisateur, date, heure).

Puis-je paramétrer différents droits d’accès pour mes clients (secrétaire, professionnel…) ?

Oui, avec Serenovia vous pourrez gérer les accès de chaque utilisateur (permissions & rôles). Vous pourrez utiliser des templates pré-définis pour activer les différents droits en 2 clics.

Quel navigateur internet dois-je utiliser ?

Vous pouvez accéder à Serenovia depuis n’importe quel navigateur Internet : Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera…
Cependant, pour plus de compatibilité, nous conseillons de vous connecter avec le navigateur Chrome.

Agenda

Comment synchroniser un agenda avec Google Agenda ?

L’agenda Serenovia est synchronisable avec l’agenda Google.

  • Cliquer sur un lien dans les paramètres de votre agenda et accepter l’application à partager votre agenda.
  • Choisir la synchronisation souhaitée (aucune, automatique ou manuelle).
  • Choisir l’agenda Google à synchroniser.

Il est possible de synchroniser des rendez-vous jusqu’à 2 mois dans le passé.

L’agenda est-il adaptable en fonction des besoins de mes clients ?

L’agenda Serenovia est entièrement personnalisable : il s’adapte aux besoins de vos clients.

1 | Créez vos types de rendez-vous.
2 | Créez un planning type et affectez les types de rendez-vous aux plages horaires .
3 | Paramétrez la période et/ou la récurrence du planning type.

1- Types de rendez-vous

Pour une meilleur gestion des disponibilités, des types de rendez-vous peuvent être créés en fonction des besoins : disponible, indisponible, urgence… Une couleur, une durée et un libellé sont appliqués à chaque type de rendez-vous.

types-de-RDV

  • Indiquez facilement les créneaux disponibles / indisponibles.
  • Gardez des disponibilités pour les urgences ou pour les premiers RDV.
  • Trouvez facilement le premier créneau disponible par type de rendez-vous.
  • Envoyez vos rappels (SMS ou e-mail) par type de RDV.
  • Ouvrez des créneaux pour la prise de rendez-vous par internet.

2- Canevas et multi-canevas types : pour un aperçu rapide des disponibilités

Canevas et types de RDV
Créez facilement un ou plusieurs plannings types en fonction des disponibilités. Pour plus de flexibilité, l’agenda partagé Serenovia est entièrement modulable.

3- Période et récurrence

Appliquez le planning type à une période ou paramétrez-le récurrent.

Votre client travaille un samedi sur deux ?
Avec notre solution, vous avez la possibilité de créer deux canevas, un qui s’appliquera à la semaine paire et un second à la semaine impaire.

Votre client est en congés ?
Créez un canevas « remplaçant » pour cette période.

Notes

canevas-note
Vous pouvez ajouter une consigne par jour. Elle s’affichera, chaque semaine, en haut de votre planning.


Puis-je proposer la prise de RDV en ligne en utilisant un agenda Serenovia ?

La prise de rendez-vous en ligne est possible mais uniquement pour vos clients professionnels de santé. L’agenda Serenovia sera alors synchronisé avec la solution de prise de rendez-vous médicaux en ligne Calendovia.
L’avantage ? La solution est entièrement transparente pour votre client, il continue à utiliser son agenda Serenovia.

Téléphonie

Comment porter mes numéros actuels? Mon ancien opérateur est-il obligé de céder les SDA ?

La portabilité ou conservation d’un numéro SDA est une obligation légale, suivie par l’ARCEP. L’hébergeur d’un numéro de téléphone SDA est obligé de le céder à un autre hébergeur via une demande de portabilité demandée par son utilisateur (personne physique ou morale).

Les critères d’éligibilité à la portabilité sont :

  • le demandeur doit être le titulaire du contrat associé au numéro ou être mandaté par celui-ci ;
  • le numéro doit être actif : ainsi le contrat avec l’ancien opérateur ne doit pas avoir été résilié ;
  • le numéro ne doit pas faire l’objet d’une autre procédure de portabilité en attente d’exécution.

Comment ça marche ?

Serenovia peut porter vos lignes téléphoniques depuis votre opérateur historique. La programmation de la date de portabilité est établie entre l’opérateur cédant et le repreneur. Ainsi, vous n’aurez aucune interruption de communication lors de cette migration.

Il vous suffit de nous fournir une liste de numéros à conserver. La durée de la portabilité peut varier de 12 jours à 25 jours.)

Ma téléphonie actuelle est-elle compatible avec les agendas Serenovia ?

Oui, vous pouvez bien sûr conserver votre téléphonie actuelle (standard téléphonique) et utiliser les agendas partagés Serenovia (voir l’offre Agenda).

Vous ne bénéficierez cependant pas de tous les avantages de la solution complète Serenovia, le couplage entre votre téléphonie et nos agendas étant impossible.
Vous n’aurez pas : la reconnaissance de l’appelant, le suivi détaillé de vos appels, l’enregistrement des appels téléphoniques, la personnalisation de l’accueil téléphonique (pré-décroché)…

Pourquoi choisir une solution CTI ?

3 raisons de choisir une solution CTI :
Agenda partagé / CTI

  • Gain de productivité
    Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous simplifiée et rapide grâce à la levée de la fiche contact au décroché.
  • Amélioration de l’accueil téléphonique
    La levée de la fiche contact permet aussi d’améliorer et de personnaliser l’accueil téléphonique.
  • Un suivi optimisé en temps réel
    Consultation des statistiques.
Quels sont les avantages du CTI ?

Les avantages du CTI sont :

  • la fiabilité des informations,
  • la gestion de pré-décrochés et répondeurs personnalisés,
  • l’enregistrement des communications téléphoniques,
  • l’intégration des appels en cascade,
  • l’évolution du standard en temps réel,
  • aucun investissement.
Un collaborateur peut-il travailler et prendre des appels temporairement de chez lui ?

Votre collaborateur/trice souhaite travailler de chez lui/elle ?

Aucun problème grâce à la téléphonie basée sur la technologie IP.
Il/Elle aura juste besoin d’emporter son téléphone professionnel (ex: SNOM) et d’avoir une connexion internet sur son lieu de travail.

Migration

Comment changer de solution ? – Migration

Quelles sont les étapes clés ?

Exportez, classez et sauvegardez vos anciennes données clients (format CSV ou tableur)

  • Contacts et Rendez-vous : choisissez un format de données multiplateforme comme le CSV (ou format texte).
  • Messages de répondeur et de pré-décroché personnalisés.

Formation de vos collaborateurs

Une prise en main complète de la nouvelle solution par vos collaborateurs est nécessaire.
Ne négligez pas le temps de formation.

Migration de vos données

Les données exportées sont importées dans la nouvelle solution.
Le changement de solution peut être l’occasion de nettoyer ou de réorganiser les bases de données client.

Du déploiement à la mise en production

Un temps de configuration est nécessaire pour tout changement de solution. L’accompagnement technique a, dans cette dernière étape, toute son importance. Il vous assistera jusqu’à la mise en production de votre nouvelle solution.

formation - migration - déploiement

Ma formation est-elle prise en charge par mon OPCA ?

Oui, avec un agrément « centre de formation », l’équipe SERENOVIA vous assure une formation personnalisée et prise en charge par votre OPCA au sein de votre permanence téléphonique. Nous vous accompagnons durant la migration de vos données et nous vous assistons durant le déploiement pour vous permettre de pérenniser la production dans les meilleures conditions.

La formation Serenovia vous assure une sérénité durant toute la durée de votre migration.